Selbst bei Inanspruchnahme eines Steuerberaters spart ein effizientes Buchhaltungsmanagement Zeit und (überflüssige) Kosten.

Belege und Rechnungen sortieren gilt wohl bei den wenigsten als angenehmer Zeitvertreib. Und dennoch ist eine ordentliche Buchhaltung für jeden Pflicht. Unabhängig davon, ob es sich um Privat- oder Geschäftsleute handelt und auch dann, wenn man solche Aufgaben lieber dem Steuerberater überlässt. Denn da ist eine gewisse Vorarbeit ebenfalls unumgänglich. Trotzdem sollte niemand bei dem Gedanken an ausstehende Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse in Panik geraten. Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Anbieter der mehrfach ausgezeichneten Buchhaltungssoftware lexoffice, hat die zehn wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine effiziente Buchhaltung kompakt zusammengefasst:

1. Vollständigkeit ist das A und O

Belege sollte man nicht nach und nach beim Buchhalter eintrudeln lassen, sondern gesammelt zum entsprechenden Termin mitbringen. Ebenso ist bei Antragsstellungen darauf zu achten, dass alle Nachweise vorhanden sind. Das spart nämlich Zeit und schont die Nerven. Zudem erhalten gerade Unternehmer einen guten Überblick über die finanzielle Situation ihrer Firma, wenn sie auf eine vollständige und übersichtliche Buchhaltung Wert legen.

2. Fristen einhalten

Dieser Punkt ist enorm wichtig, da bei Versäumnissen schnell Probleme mit dem Finanzamt oder den Krankenkassen entstehen. Wer geschäftlich tätig ist, sollte hier besonders aufpassen und sich rechtzeitig um fristgerechte Anträge wie zum Beispiel eine Umsatzsteuervoranmeldung kümmern. Ebenso darf man die Rechnungsstellung für die Kunden nicht vergessen und sollte diese gegebenenfalls an ausstehende Zahlungsziele erinnern. Auch bei der Erledigung der täglichen Ablage gilt: Lieber heute als morgen!

3. Konzentration auf das Wesentliche

Vollständige Unterlagen sind gut, aber ein unübersichtliches Chaos aus wahllos zusammengewürfelten Angeboten, E-Mails, Briefen und Lieferschienen ist nicht wirklich zielführend. Daher ist es ratsam, nur tatsächlich relevante Dokumente aufzubewahren und abzuheften.

4. Vorsortieren lohnt sich

Ordnung ist das halbe Leben! Das gilt vor allem für die eigene Buchhaltung. Ein übersichtliches Sortierungssystem hilft dabei, den Überblick zu bewahren und spart Zeit, wenn ganz bestimmte Papiere herausgesucht werden müssen.

5. Kopien anfertigen

Gerade Kassenbons von Lebensmittelgeschäften, Tankstellen oder Restaurants verblassen nach einiger Zeit und sind nur noch schlecht lesbar. Daher sollte man solche und andere Belege, die für die Buchhaltung von Bedeutung sind, immer kopieren.

6. Private und geschäftliche Buchhaltung trennen

Geld vom Geschäftskonto für private Zwecke auszugeben, ist nicht zu empfehlen. Denn das kann bei der Verbuchung der getätigten Ausgaben zu Problemen mit dem Steuerberater oder zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt führen. Von vorsätzlichen Schummeleien bei der Abrechnung betrieblicher Kosten wird ebenfalls dringend abgeraten!

7. Regelmäßige Kontenprüfung

Wer alle Konten einer wiederkehrenden Prüfung unterzieht, der kann Ungereimtheiten frühzeitig feststellen und entsprechende Lösungsmaßnahmen in die Wege leiten. Das hilft vor allem dann, wenn Abbuchungen von Dritten getätigt und falsche Beträge einzogen wurden oder Zahlungen von Kunden noch offen sind.

8. Korrekte Rechnungsstellung

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht! Der Gesetzgeber sieht bestimmte Regelungen vor, nach denen die Unternehmen ihre Rechnungen erstellen müssen. Über diese sogenannten Pflichtangaben sollte man sich also gründlich informieren. Damit lässt sich vermeiden, dass es später zu einer Klage gegen den Betrieb kommt, der das Gericht aufgrund fehlerhafter Rechnungen möglicherweise Recht gibt.

9. Eingehende Rechnungen kontrollieren

Nicht nur die ausgehenden, sondern auch die eintreffenden Rechnungen sind ebenfalls einer gründlichen Prüfung zu unterziehen. Denn fehlen dort Angaben, kann es dazu kommen, dass sie zum Beispiel nicht als Betriebsausgaben quittiert werden.

10. Eine Buchhaltungssoftware nutzen

Viele der bisher genannten Faktoren kann man noch viel leichter beachten und umsetzen, wenn man mit speziellen Buchhaltungsprogrammen arbeitet. Denn diese ermöglichen eine übersichtliche Buchführung mithilfe von Vorlagen sowie einer zentralen Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Viele dieser Systeme bieten zusätzlich einen Datenexport zu Außenstellen wie dem Steuerberater oder dem Finanzamt an und erinnern an gesetzliche Fristen.

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