Herr Diete, kürzlich ging durch die Presse, dass die Mitarbeiterbefragung beim Softwarekonzern SAP bereits vor der Veröffentlichung der Ergebnisse für sehr viel Diskussionsstoff sorgt. Wie kam es zu dem Unmut vor allem des Betriebsrats?

Matthias Diete: Glaubt man den Medienberichten ging es wohl in erster Linie um die Datensicherheit und den Datenschutz. Kritisiert wurde, dass die Aussagen, Meinungen und Informationen der Mitarbeiter auf US-Servern gespeichert würden. Dass die Amerikaner den Datenschutz lockerer handhaben als wir hierzulande, das ist ja inzwischen allgemein bekannt.

Reicht es nicht, wenn Firmen eine Anonymisierung der Daten zusichern?

Diete: Datenschutz und Datensicherheit spielen gerade bei Mitarbeiterbefragungen eine zentrale Rolle. Schließlich sollen die Mitarbeiter ihre wirkliche Meinung zu Abläufen, Kultur, Führung und Prozessen in Unternehmen äußern. Wer befürchten muss, dass die Daten missbraucht werden oder dass Antworten nicht anonymisiert werden, wird sich nicht so offen äußern, wie er es tun würde, wenn der Datenschutz gewährleistet ist.

Wie können Unternehmen bei Inanspruchnahme externe Dienstleister einen wasserdichten Datenschutz und einen hohe Datensicherheit gewährleisten?

Diete: Wir sind neben DIN ISO 9001:2008 auch nach DIN ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert. Diese Zertifizierung belegen, dass unser Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) die höchsten internationalen Standards erfüllt. Die rechtskonforme Durchführung von Mitarbeiterbefragungen und 360° Feedbacks haben wir vom TÜV freiwillig auditieren lassen. Auch werden alle Daten ausschließlich in unserem eigenen Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Alle IT-Leistungen, die im Zusammenhang mit Mitarbeiterbefragungen erfolgen, führen wir zu hundert Prozent selbst durch. Diese Unabhängigkeit von Drittfirmen kostet einiges, doch für unsere Auftraggeber ist dieses außergewöhnliche Maß an Datensicherheit und –schutz jedoch ein wichtiges Kriterium.

Worauf müssen Unternehmen zudem achten, damit eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich ist?

Diete: Wichtig ist vor allem die Vorbereitung. Häufig gefährden Unternehmen den Erfolg ihres Vorhabens bereits in einer frühen Phase. Beispielsweise wird es versäumt, die Arbeitnehmervertreter von Beginn an in den Prozess einzubeziehen. Dabei beteiligen sich Betriebsräte in der Regel gern und konstruktiv an Mitarbeiterbefragungen. Schließlich sind auch sie an Fakten interessiert, welche die Interessen der Belegschaft besser sichtbar machen als eine nur vermutete Stimmungslage. Auch ist der Datenschutzbeauftragte frühzeitig einzubinden.

Wann sollten die Mitarbeiter über eine beabsichtige Befragung informiert werden?

Diete:  Es ist ein ebenfalls verbreiteter Fehler, über eine Mitarbeiterbefragung erst spät zu informieren und nicht intensiv genug zu bewerben. Die Gefahr ist dann hoch, dass die Teilnehmerquote hinter den Erwartungen zurückbleibt. Wenn um die Erhebung Geheimniskrämerei betrieben wird, denken viele Mitarbeiter, dass es sich um eine reine Alibibefragung handelt, die nichts bewirken wird. Eine rechtzeitige, umfassende Kommunikation räumt derartige Bedenken - auch die in Bezug auf Anonymität und Datenschutz - aus.

Zurzeit sind Arbeitgeberrankings hoch im Kurs. Sind solche Zufriedenheitsbefragungen mit Mitarbeiterbefragungen gleichzusetzen?

Diete: Die Arbeitgeberrankings dienen vorrangig dazu, vermeintlich hilfreichen Auszeichnungen und Titel für das Personalmarketing zu bekommen. Firmen, denen es um eine nachhaltige Unternehmensführung und -entwicklung geht, ist zu raten, ihre Mitarbeiterbefragung so zu gestalten, dass eine erfolgreiche Organisationsentwicklung damit unterstützt wird. Dies entspricht auch mehr den Bedürfnissen der Mitarbeiter, die mit ihrem Feedback lieber Optimierungs- und Verbesserungsprozesse anstoßen, statt an einer am Arbeitsmarkt orientierten Zufriedenheitsbefragung für Werbezwecke teilzunehmen.

Zumal es ja bereits Standardfragebögen im Netz gibt.

Diete: Wir raten von Standardfragebögen eher ab, da relevante Ergebnisse nur zustande kommen, wenn der Fragebogen individuell in Bezug auf die Situation und die Informationsbedarfe des Kunden konzipiert wird. Aus Gründen der Glaubwürdigkeit sollte der Fragebogen auch Themen ansprechen, die brisant sein können.

Das gefällt aber bestimmt nicht jedem Chef, oder?

Diete: Positive Wirkungen können Mitarbeiterbefragungen leichter entfalten, wenn alle – von der Geschäftsführung bis zur Basis – hinter der Erhebung und den damit verbundenen Folgeprozessen stehen. Das Commitment der Entscheider ist somit ganz wichtig. Im Interesse eines transparenten, fairen Prozesses muss gewährleistet sein, dass neben den Führungskräften auch die Mitarbeiter die wesentlichen Ergebnisse erfahren. Dann spüren die Mitarbeiter: ihnen wird vertraut. Das wiederum erhöht ihre Bereitschaft, an den internen Entwicklungs- und Verbesserungsprozessen mitzuwirken.